Privacy

B1. Personuppgiftsansvarig och omfattning

DVision9 Development Studio, organisationsnummer 760130-7197, är personuppgiftsansvarig för konto, avtal, betalningsstatus, säkerhet, support, rättighetsärenden och egen drift. Integritetsfrågor skickas till contact@geneaproof.com, support@geneaproof.com, privacy@geneaproof.com, security@geneaproof.com, legal@geneaproof.com och billing@geneaproof.com. Informationen omfattar konton, autentisering, profil, arbetsytor, forskning, källor, media, samarbete, vänner, privat chatt, delning, import/export, support, betalning, ångerärenden, säkerhet och drift. Den skiljer uppgifter som användaren lämnar om sig själv från genealogiska uppgifter om andra levande personer och från institutionsinnehåll där GeneaProof kan vara biträde.

B2. Kategorier och källor

Kategorier omfattar konto- och kontaktuppgifter, frivilliga profiluppgifter, inställningar, arbetsyte- och medlemsdata, användarskapat forskningsmaterial, källor/citat, medier och dokument, chatt och samarbetsinnehåll, support- och feedbackärenden, abonnemangs- och betalningsstatus utan kortuppgifter, säkerhets-/revisionshändelser samt teknisk driftinformation. Uppgifter kan komma från användaren, en samarbetspartner, importerade filer, användarstyrd delning, signerade betalningshändelser eller automatiska säkerhets-/driftkontroller.

B3. Ändamål och rättslig grund

Konto, avtal, privat lagring, synkronisering och användarstyrt samarbete behandlas för att fullgöra avtalet. Betalnings-, bokförings-, konsument- och myndighetsbevis behandlas för rättslig förpliktelse. Proportionerlig säkerhet, missbruksförebyggande, tjänsteintegritet och supportkvalitet behandlas efter dokumenterad intresseavvägning. Frivillig kommunikation och Microsoft Clarity-analys på uttryckligen avgränsade publika sidor använder separat, frivilligt och återkalleligt samtycke. Analysen startas inte före samtycke och får inte omfatta privata arbetsytor, autentisering, registrering, support, feedback, rättighetsärenden eller privat delning. Aggregerade driftmått minimeras och får inte innehålla forskningsinnehåll eller direkt identifierande kundtext.

Känsliga personuppgifter och uppgifter om levande personer i genealogiskt material kräver en separat rättslig och produktmässig bedömning. Tjänsten får inte anta att ”historisk forskning” automatiskt ger GeneaProof eller varje användare en generell rättslig grund.

B4. Mottagare, biträden och överföringar

Aktiva leverantörer är Vercel för applikationsdrift, Supabase för databas, Auth och Storage, Stripe/Link för betalning och merchant-of-record-funktion, Resend för konto- och säkerhetsmejl samt Microsoft Clarity för valfri analys på avgränsade publika sidor efter samtycke. Clarity kan behandla pseudonyma identifierare, sidadress, enhets- och prestandauppgifter samt klick-, scrollnings- och DOM-interaktion i Microsoft Azure; GeneaProof skickar inte egna konto-id:n, e-postadresser, forskningsposter eller egna användaridentifierare till Clarity. Resend behandlar minst mottagaradress, metadata och meddelandeinnehåll och lagrar konto-, logg- och API-data i USA även när utskick dirigeras från Irland. Aktuell leverantör, ändamål, datakategori, region och överföringsmekanism ska framgå i den publika underbiträdeslistan.

För varje överföring utanför EU/EES ska policyn ange om adekvansbeslut eller andra skyddsåtgärder används och hur en kopia kan erhållas. En vald EU-sändningsregion hos en e-postleverantör får inte beskrivas som EU-datalagring om konto-, logg- eller meddelandemetadata behandlas i USA.

B5. Lagring och radering

Konto, profil, privat forskning, chatt, samarbete och arbetsytefiler lagras medan kontot eller arbetsytan är aktiv eller tills behörig radering sker. Vid bekräftat kontoavslut raderas valt kundmaterial utan utlovad återställningsperiod; separat rättsligt nödvändig minimiinformation kan finnas kvar. Vanliga avslutade support- och feedbackärenden lagras 24 månader. Tillfälliga importfiler raderas efter slutförd import eller senast 24 timmar efter fel eller övergivande. Avvisade förberedda tjänstefiler rensas senast 24 timmar efter utgång och accepterade tjänstefiler senast 30 dagar efter avslutat ärende om de inte flyttats till en arbetsyta eller omfattas av legal hold. Avtalsacceptans, ånger, återbetalning och transaktionsnivåbevis lagras sju år efter relevant svenskt räkenskapsår eller tio år när en särskild skatteregel kräver det. Incident-, tvist- och legal-hold-material lagras för det dokumenterade behovet och granskas minst årligen. Resends kunddata raderas enligt dess DPA inom 90 dagar efter avslutat providerkonto.

B6. Rättigheter och klagomål

Policyn ska beskriva tillgång, rättelse, komplettering, radering, begränsning, invändning, information om mottagare, dataportabilitet där den är tillämplig, återkallelse av samtycke och rätt att klaga till IMY eller annan behörig tillsynsmyndighet. Dessa vägar gäller även en levande person som aldrig har skapat ett GeneaProof-konto men vars uppgifter har lagts in av en kontoinnehavare, samarbetspartner eller import. Rättighetskanalen får därför inte kräva inloggning.

GeneaProof ska först lämna en generisk, tidsstämplad kvittens som inte bekräftar om personen finns i någon privat arbetsyta. Identitet och eventuell företrädarbehörighet verifieras proportionerligt och med minsta nödvändiga komplettering; id-handling får inte krävas slentrianmässigt eller laddas upp i det vanliga formuläret. Begäran hanteras utan onödigt dröjsmål och normalt senast inom en månad. En tillåten förlängning med högst två månader kräver att den registrerade informeras om förlängningen och skälet inom den första månaden.

Varje möjlig träff bedöms arbetsyta för arbetsyta och utifrån den verkliga personuppgiftsansvarige-/biträdesrollen. Varken sökningen eller svaret får avslöja andra privata träd, konton, släktingar eller källor. Vid ifrågasatt riktighet eller laglighet ska behandlingen kunna begränsas under utredningen. Rättelse av en slutsats får inte tyst skriva om vad en historisk källa faktiskt uppger; källposten kan i stället markeras som omtvistad och kompletteras med den registrerades rättelse samtidigt som felaktig slutsats, presentation, delning och vidare behandling korrigeras eller begränsas.

Radering bedöms per uppgift, ändamål och arbetsyta och ska, när den krävs, omfatta aktiva poster, derivat, delningar, matchnings-/sökindex, genererat material och identifierande privata medier. Minimal payloadfri åtgärdsaudit får bevaras men får inte kopiera raderade namn, datum, platser, kontaktuppgifter eller dokument. Ett avslag eller delavslag måste ange den individuella rättsliga grunden, nödvändigheten, klagomålsvägen och möjligheten till rättslig prövning. ”Släktforskning”, ”historiskt intresse” eller forskarens önskemål är inte ett generellt undantag för uppgifter om levande personer.

Om uppgifter har lämnats ut ska relevanta mottagare informeras om rättelse, radering eller begränsning när det krävs och inte är omöjligt eller oproportionerligt. Den registrerade kan begära information om dessa mottagare, men svaret ska samtidigt skydda andra registrerades rättigheter och privata arbetsytor.

B6a. Indirekt insamlade uppgifter och artikel 14

Eftersom genealogiska uppgifter regelmässigt kommer från någon annan än den levande person som beskrivs måste policyn uttryckligen behandla informationsskyldigheten enligt artikel 14: kategorier och källor, ändamål och rättslig grund, mottagare, lagring, rättigheter och kontaktväg. Informationen lämnas inom den tidpunkt som gäller för den faktiska behandlingen.

Om ett undantag för omöjlighet eller oproportionerlig ansträngning övervägs ska bedömningen dokumenteras för den konkreta behandlingen och väga in antalet registrerade, uppgifternas ålder och de införda skyddsåtgärderna. Lämplig alternativ transparens, inklusive den publika informationen, krävs. Undantaget får inte antas enbart för att materialet är genealogiskt eller historiskt. GDPR gäller inte avlidna personer som sådana, men en uppgift om en avliden kan samtidigt avslöja personuppgifter om levande släktingar.

B7. Automatik

Den deterministiska assistenten prioriterar forskningsförslag men fattar inte beslut med rättslig eller motsvarande betydande effekt. Om profilering eller beslut enligt GDPR artikel 22 införs ska logik, betydelse, konsekvenser och mänsklig prövning beskrivas före aktivering.

B8. Barn och internationella användare

Kontoägare och självbetjäningsköpare ska vara minst 18 år och något konto- eller vårdnadshavarflöde för minderåriga erbjuds inte vid launch. Forskning får innehålla uppgifter om minderåriga endast under levande-person-skydden och med laglig grund. Global åtkomst innebär inte att alla länders försäljning eller behandling automatiskt är godkänd.

F. Privacy notice

DVision9 Development Studio is controller for account administration, contract and billing state, security, fraud and abuse prevention, support, legal requests, its own business records and consent-based Microsoft Clarity analytics on explicitly eligible public pages. Account and requested service processing rely on contract; mandatory financial and legal records on legal obligation; proportionate security, service integrity and support quality on documented legitimate interests; consent is used only when freely given and withdrawable. Clarity is blocked before consent and excluded from accounts, authentication, registration, support, feedback, privacy-rights requests, private sharing and research workspaces. The categories, sources, living-person safeguards, providers, transfers, retention, rights, Article 14 process and deterministic-assistant boundary are otherwise the same as in Swedish sections B1–B8. Account owners and self-service purchasers must be at least 18; no minor or guardian account flow is offered at launch.

The notice distinguishes data supplied by the account holder from data about other living people and identifies Vercel, Supabase, Stripe, activated email providers and Microsoft Clarity. When optional analytics is enabled, Clarity may process pseudonymous identifiers, page URL, device and performance details, clicks, scrolling and DOM interaction in Microsoft Azure. GeneaProof does not send account IDs, email addresses, research records or custom user identifiers to Clarity. No EU dispatch region is described as EU storage where provider account or message metadata is processed elsewhere.

A living person who has never opened an account must be able to use the same public rights channel for access, rectification/completion, erasure, restriction, objection and recipient information. The acknowledgement must be time-stamped and must not confirm whether the person appears in a private workspace. Identity and representative authority are verified proportionately; an identity document is not required routinely or accepted through the ordinary intake form. GeneaProof responds without undue delay and normally within one month. Any permitted extension of up to two further months is communicated with its reason within the first month.

Potential records are handled workspace by workspace under the actual controller/processor context. The requester is not given an inventory of unrelated private trees, accounts, relatives or sources. Restriction remains available while accuracy or lawfulness is examined. Rectifying a research conclusion must not silently alter what a cited historical source says: the source assertion can be marked contested and supplemented by the data subject's statement while inaccurate conclusions, presentation, sharing and further processing are corrected or restricted. Required erasure reaches active records, derivatives, shares, matching/search indexes, generated output and identifying private media; any retained audit is payload-free.

Any refusal or partial refusal requires an individualized legal basis, necessity assessment, complaint route and judicial-remedy information. Genealogy or historical interest is not a blanket exception for living-person data. Article 14 information duties for indirectly obtained genealogy data require a documented assessment; impossibility or disproportionate effort is not inferred from genealogy alone and requires appropriate alternative transparency and Article 89 safeguards where relevant. GDPR does not apply to deceased persons as such, while information about a deceased person may still reveal personal data about living relatives.